Ako efektívne skladovať a archivovať dokumenty v kancelárii

18. februára 2018 Podnikanie 222 Views
Ako efektívne skladovať a archivovať dokumenty v kancelárii

Nie je jednoduché mať vždy v kancelárii poriadok a to predovšetkým vtedy, ak máte veľké množstvo dokumentov. Veľa ľudí je zaneprázdnených množstvom dokumentov, ktoré sa častokrát týčia až do neba.

Tomu sa však dá vyhnúť. Stačí si roztriediť dokumenty a zbaviť sa starostí. Práca sa dá zjednodušiť prostredníctvom prospektových obalov, dosiek a rýchloviazačov.

Poriadok v dokumentoch

Pokiaľ chcete do archivácie investovať minimum peňazí, resp. je pre vás dôležitá cena, vyskúšajte papierové dosky. Okrem toho, že sú cenovo dostupné, ich výhoda spočíva v tom, že sú vďaka svojej ľahkej rozložiteľnosti aj ekologické. Dokumenty, ktoré využívate často, si hravo založíte do papierových dosiek a papierových rýchloviazačov.

Pokiaľ chcete vyššiu kvalitu, tak si priplaťte za rýchloviazače alebo papierové dosky. Cena závisí od kvality výrobku. Ich výhoda spočíva v tom, že dokumenty majú väčšiu životnosť a sú aj lepšie chránené. Vhodné sú pre dokumenty, s ktorými sa pravidelne manipuluje a ktorým hrozí, že budú vystavený vlhkosti.

Či už sa rozhodnete pre rýchloviazače alebo papierové dosky, obe možnosti ponúkajú širokú možnosť výberu z farieb, vďaka čomu môžete dokumenty odlíšiť podľa druhu a získať v nich ešte väčší prehľad.

V prípade, ak potrebujete svoje produkty prezentovať v tlačenej forme a chcete zanechať čo najlepší dojem, zaobstarajte si katalógové knihy. Tie dokážu najviac ochrániť obsah pred opotrebením a taktiež sa v nich pohodlne listuje. Napr. taká prezentácia prejde denne v rukách aj niekoľkým desiatkam ľudí, kvôli čomu sa oplatí chrániť práve pomocou katalógovej knihy.

Ak sa v práci nachádzate v sklade, archíve alebo inom mieste, kde je potrebné zaznamenávať údaje postojačky, vašim pomocníkom budú plastové alebo papierové dosky s klipom. Klip vám bude hárok papiera bez problémov držať na doskách a vy si tak budete môcť pohodlne zaznamenávať potrebné informácie.

Obaly

Dokumenty sa taktiež môžu chrániť aj prostredníctvom prospektových obalov. Jednoducho do plastových obalov vsuňte vaše dokumenty, ktoré sú prostredníctvom toho chránené. Na výber máte U obaly a L obaly, podľa toho, akým spôsobom sa dokument do obalu vkladá, na výber je taktiež formát A4 a A5. No a samozrejme, sú tu aj rôzne farebné prevedenia prospektových obalov, kedy nemusíte ostať len pri priesvitnej voľbe.

Dlhodobá archivácia

Dokumenty, ktoré používate veľmi málo, alebo ich nepoužívate vôbec, je zbytočné mať neustále pri sebe. Tu prichádza na rad archivácia. Ak máte dokumenty, ktoré občas používate, siahnite po zakladačoch. Pri manipulácii sa zíde veľmi pohodlný pákový zakladač.

Ak máte dokumenty, ktoré nepoužívate vôbec, ale musíte ich archivovať, najlepším riešením je použiť papierové alebo plastové archivačné krabice. Tie sú navrhnuté tak, aby zabrali čo najmenej miesta a aby sa do nich zakladače zmestili.

Nestraťte sa v množstve dokumentov, ktoré vám ležia na stole. Prehľadne si ich roztrieďte a založte. Výsledný poriadok v dokumentoch si nebudete môcť vynachváliť. Ušetrí vám to nielen čas, ale aj nervy.

About author

Related articles

%d blogerom sa páči toto: